Todas las entidades mercantiles deben de registrar sus cuentas anuales en el Registro Mercantil. No obstante a veces nos perdemos en los detalles y una tarea que parece sencilla a priori se nos puede complicar si no sabemos que tipo de documentos aportar en esos casos.
Por eso en este pequeño recordatorio contestaremos a varias preguntas:
- ¿Qué documentos deberíamos depositar?
- ¿Debo presentar alguna cosa más además de las cuentas?
- Si uso el «Plan Pyme» ¿Deberé usar los mismos documentos?
- ¿Cual es el plazo estimado? ¿Que pasa si me paso el plazo o no hago el depósito?
- Y no menos importante. ¿Es lo mismo el depósito que la legalización?
Diferencia entre legalización de libros y depósito de cuentas
Empecemos por la última cuestión. Las sociedades deben tener dos fechas claras. Por un lado, deberán legalizar sus libros en el mes de abril y por otro, deberán depositar sus cuentas en el mes de julio. Definamos exactamente que haremos:
- Por un lado, la legalización de los libros es una forma de “precintar”, por decirlo así, la contabilidad para de esa manera evitar que se pueda modificar en el futuro, una vez cerrado el ejercicio. Los libros contables que se legalizan son el libro diario, el libro de inventario y cuentas anuales (en el han de constar, el Balance de situación, la Cuenta de Pérdidas y Ganancias y los Balances de sumas y saldos)
- Por otro lado, en cuanto al depósito de cuentas cada año, todas las empresas deben preparar y depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil donde se ubique su domicilio social. Este depósito es el que hoy queremos tratar viendo qué cuentas se presentan y que otros documentos las acompañan como decíamos al principio.
¿Cuáles son las cuentas anuales que debemos de depositar?
Recordemos que las cuentas anuales recogen la información económica y financiera de la sociedad y han de entregarse anualmente al Registro Mercantil. Y por supuesto, su presentación es obligatoria para todas las sociedades.
Pues bien, a la hora de poder determinar cuáles son las cuentas anuales que hemos de depositar, debemos tener en cuenta si se van a presentar las cuentas normales, abreviadas o las del PGCpymes. Esto es importante, así que repasemos cuales son las diferencias brevemente.
Cuentas normales: Las cuentas anuales incluyen cinco documentos:
- Balance
- Cuenta de pérdidas y ganancias
- Estado de Cambios en el Patrimonio neto
- Estado de Flujos de Efectivo
- Memoria
Cuentas Abreviadas y del PGCpymes
- Balance abreviado
- Cuenta de pérdidas y ganancias abreviada
- Memoria abreviada
¿Quiénes han de presentar las cuentas, dónde y en que términos de tiempo?
¿Quienes han de presentarlas?
Estarán obligados a depositar las cuentas los administradores de sociedades anónimas, de responsabilidad limitada, comanditaria por acciones y de garantía recíproca, fondos de pensiones y, en general, cualesquiera otro empresario. Por lo contrario, recordemos que no lo estarán los comerciantes personas físicas.
¿ Donde se realizará la gestión?
Su presentación se deberá hacer en su lugar propio, es decir, en el Registro Mercantil de la provincia que corresponda atendiendo al domicilio social de la empresa. La presentación hoy en día se realiza comúnmente por vía telemática.
¿Hasta Cuando podemos presentarla y en que términos?
Los administradores de la empresa tienen un plazo de tres meses para formular las cuentas anuales tras el cierre del ejercicio. Tras la formulación se da un mes para su aprobación por la Junta General de Accionistas. Durante el mes siguiente a dicha aprobación se deberá realizar su depósito en el Registro Mercantil.
No obstante, para la mayoría de las empresas su cierre del ejercicio coincide con el 31 de diciembre. Según esto, los plazos comentados son los siguientes:
Estas serían las fechas
- Hasta el 31 de marzo: Formulación de las cuentas anuales.
- Hasta el 30 de junio: Aprobación de las cuentas anuales
- Hasta el 30 de julio: Presentación de las cuentas anuales al Registro Mercantil
¿Que pasaría si hay una Falta en la presentación de las cuentas?
Aunque, como hemos comentado la presentación y depósito de las cuentas es obligatoria (art 279 de la ley de Sociedades de Capital), es cierto que muchas empresas o no lo hacen o lo hacen fuera de plazo. Debemos advertir que esta práctica no es la correcta por las implicaciones que tiene para la sociedad de falta de responsabilidad y por las posibles sanciones económicas.
Muchas empresas, sabiendo que el régimen sancionador era más que ineficaz, han decidido ahorrarse este trámite sin ser muy conscientes de sus consecuencias. De hecho, se habla de una estimación de más de dos millones de empresas las que no cumplen y poco más de 150 las expedientadas.
Podemos hablar de dos consecuencias:
La primera consecuencia, aunque realmente no se trata de una sanción, es el cierre provisional de la hoja registral. Esto supone la imposibilidad de registrar nuevos actos en el Registro. Se exceptúan los referidos al cese o dimisión de administradores, gerentes, directores generales o liquidadores, así como a la disolución de la sociedad
La segunda consecuencia si va a suponer sanciones. El incumplimiento de la entrega en fecha dará lugar a la imposición a la sociedad de una multa por importe de 1.200 a 60.000 euros por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (I.C.A.C.). Pero además si la sociedad o grupo de sociedades tiene un volumen de facturación anual superior a 6.000.000 euros el límite de la multa para cada año de retraso se elevará a 300.000 euros. El abanico de 1.200 a 60.000 es muy grande y va a depender la sanción de la dimensión de la empresa en función del importe total de las partidas de activo y de su cifra de ventas.
Finalmente responderemos directamente a la pregunta principal que os proponíamos en este artículo…
¿Que Documentos que deben acompañar a las cuentas anuales?
El número de documentos a presentar dependerá en gran manera del tipo de sociedad que seamos (Una empresa grande o bien una Pyme) y por supuesto, de si estamos o no obligados a presentar dicho informe de auditoria. El mínimo establecido a presentar es de 9 documentos y estos son:
- Certificación de aprobación de Cuentas
- Memoria
- Balance
- Cuenta de Pérdidas y Ganancias
- Declaración de Identificación del Titular Real
- Informe Medioambiental
- Informe de Acciones/Participaciones Propias
- Hoja de datos generales de identificación
- Instancia de Presentación
Y en el supuesto de tener que presentar Informe de Auditoria, a los documentos anteriores añadimos los siguientes:
- Informe de Auditoría
- Informe de Gestión
- Estado de Flujos de Efectivo
- Estado de Cambios en el Patrimonio Neto
Esperamos que hayamos podido responder algunas dudas que podríais tener a la hora de no solo respetar los procedimientos marcados por la ley para las empresas a este respecto si no que además os hayamos dado otro motivo para seguir visitando nuestra web para consultar dudas o preguntas en el día de a día de nuestra empresa.
Nos vemos en Septiembre. B&M Asesores cerrará sus puertas del 8 al 22 de Agosto, pero podéis seguir contactando y dejando vuestras dudas y preguntas durante este tiempo en esta dirección al final de la página https://bymasesores.com/empresas/
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